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Dans le cadre de la navigation sur le site https://www.csetotallamede.com, via le logiciel de gestion d’œuvres sociales (ci-après « le site »), CSE TotalEnergies La Mède est amené à collecter et à traiter des données à caractère personnelles au sens du règlement général sur la protection des données du 27 avril 2016 et de la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978.
La présente politique a pour objet d’expliquer aux bénéficiaires des activités sociales et culturelles de CSE TotalEnergies La Mède (ci-après « vous »), les modalités de traitement de leurs données à caractère personnel (ci-après « données personnelles »), sur le site, par CSE TotalEnergies La Mède, agissant en qualité de responsable du traitement.
Conformément au principe de minimisation, CSE TotalEnergies La Mède ne collecte que les données personnelles nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
CSE TotalEnergies La Mède peut recueillir des données personnelles vous concernant, directement auprès de vous ou indirectement via le service des ressources humaines de l'entreprise.
Les données recueillies directement par CSE TotalEnergies La Mède auprès des bénéficiaires sont, notamment :
Le nom, le prénom, la date d'entrée et de sortie, coordonnées personnelles, adresse de domicile, e-mail personnel, numéro de téléphone, noms et prénoms des ayants-droits, dates de naissance des enfants, situation du foyer, le type de contrat, e-mail professionnel et les coordonnées professionnelles du bénéficiaire.
Les données traitées par CSE TotalEnergies La Mède, pour la réalisation des finalités décrites au point 2, sont les suivantes :
a) Pour l’identification de l’employé :
– nom, prénom, civilité, coordonnées professionnelles, adresse postale, numéro de téléphone personnel, e-mail personnel.
– le cas échéant, coordonnées des personnes à prévenir en cas d’urgence pour la gestion des voyages et sorties familiales ;
b) Pour la situation familiale :
– situation du foyer ;
– personnes à charge/ayants droit : nom, prénom, sexe, date de naissance, lien avec l’ouvrant droit, nombre d’enfants ; dans certains cas preuve de scolarisation des enfants majeurs de moins de 25 ans
c) Pour les éléments professionnels :
– matricule interne, date d’embauche, statut, site, type de contrat (CDD, CDI, alternance) et date de sortie
d) Pour la situation financière :
– montants de revenus d’activité (avis d’imposition OD et conjoint, si nécessaire), part fiscale ou consentement pour être en tranche minimale ;
– références du compte bancaire.
Le recueil des informations relatives à votre situation financière est facultatif.
Dans le cadre de la mise en place d’un système de quotient familial permettant l’évaluation et la modulation de vos droits, l’absence de communication des éléments financiers ne vous exclut pas de l’octroi d’une activité sociale et culturelle. En revanche, votre contribution pourra s’élever au montant le plus élevé.
e) Pour les prestations offertes :
– nature de la prestation : pour les séjours (dates de début et de fin ; lieu du séjour, nom de l’organisme, coût du séjour, coût supporté par la famille) ; pour les voyages (CNI ou passeport) et les sorties familiales (informations médicales comme notamment les allergies alimentaires en cas de repas inclus et le contact d’une personne en cas d’urgence) ; pour les aides subventionnées (factures, justificatifs de paiement, licences, certificats d’adhésion, attestations de séjour…)
– montant de la prestation, type de paiement (espèces, chèques, créance, carte bancaire, chèques ANCV), références du moyen de paiement.
Les traitements de données personnelles mis en œuvre par CSE TotalEnergies La Mède, peuvent avoir tout ou partie des finalités suivantes :
- Gestion administrative des bénéficiaires : création et gestion de la base de données, réalisation d’états statistiques ou de listes d’ouvrants droit ou d’ayants droit…
- Gestion de la comptabilité : établissement de la comptabilité et des écritures comptables, déclarations sociales et fiscales obligatoires…
- Gestion des prestations d’œuvres sociales : gestion des attributions, inscriptions, commandes de prestations, remboursement de frais, suivi et historique de commandes de prestations et d’utilisation des subventions, communication : envoi, par courriel, d’informations relatives aux activités du CSE, aux activités sociales et culturelles proposées, d’invitations à des évènements, billetterie physique et numérique, gestion des bons d’achats et abonnements…
- Gestion des partenariats : gestion des commandes groupées, abonnements communication sur les offres partenaires…
- Gestion de la communication : gestion du site web et l’application mobile, communication par mail et notifications push aux salariés, prise de vue photo et vidéo…
- Gestion des litiges : contentieux, réclamations et litiges
Œuvres sociales pouvant être proposées :
- Bons cadeaux, distribution de cadeaux, billetterie-spectacles et loisirs, voyages et séjours, subvention d’activités sportives et culturelles, subventions du CSEC, locations de studios, appart’hôtels, aides aux vacances, prêts d’ouvrages… ;
- Proposition d’offres promotionnelles, commandes groupées, location de remorque, offre d’hébergements et colonies du CSEC…
- Communication : envoi, par courriel, d’informations relatives aux activités du CSE, aux activités sociales et culturelles proposées, d’invitations à des évènements…
- Gestion de la messagerie interne du Site et du module de petites annonces
- Respect de la réglementation en vigueur
CSE TotalEnergies La Mède ne conserve les données personnelles que pour la durée nécessaire, au regard des finalités pour lesquelles elles ont été initialement collectées ou traitées.
CSE TotalEnergies La Mède est amené à conserver certaines de vos données personnelles afin de répondre à ses obligations légales (notamment comptables, fiscales, et sociales) :
Les coordonnées de l'ouvrant-droit et ses ayants-droits tout au long du contrat de travail.
Les pièces comptables (grand livre, balances) ainsi que les pièces justificatives comme les factures, bons de commandes sont conservés dix (10) ans ;
Les justificatifs liés à l’attribution de prestation d’œuvres sociales (exemple : avis d’imposition, acte de naissance, etc.) sont conservés trois (3) ans, en plus de l’année en cours, en vue de satisfaire aux obligations en matière sociale, cas de contrôle de l’URSSAF ;
Les déclarations fiscales et sociales (URSSAF,…) sont conservées au minimum trois (3) ans, en plus de l’année en cours. Cette durée peut aller jusqu’à cinq (5) ans.
Les destinataires des données personnelles traitées par CSE TotalEnergies La Mède sont :
- EDENRED FRANCE S.A.S aux fins d’hébergement, du support et de la maintenance du site, d’accompagnement à l’utilisation de la solution, et de création de votre compte sur la plateforme Edenred Meyclub.
Fournisseurs de prestations : billetterie concerts et spectacles, théâtre, agences de voyage, tours opérators, plateforme de réservations de nuitées et séjours, prestataires de journées ou activités familiales (parcs, restaurants…), fournisseurs de commandes groupées (parfums, alimentaire…), paramétrage du logiciel de gestion
Le CSEC pour les colonies de vacances et les CNC. Pour en savoir plus sur le traitement de vos données par le CSEC, nous vous invitons à prendre contact directement avec.
L’équipe du CSE (administrative et comptable) pour la gestion quotidienne des demandes et inscriptions, gestion et suivi des dossiers, suivi budgétaire, financier et comptable.
Membre élus du bureau et/ou membres des commissions pour la bonne gestion et tenue des prestation sociales, la vérification de la conformité à l’équité des attributions des ASC.
Banque, aux fins de gestion des encaissements et paiements.
Experts-comptables, aux fins de suivi et contrôle des dossiers.
Organismes administratifs et sociaux en cas de contrôle.
CSE TotalEnergies La Mède s’engage à assurer la sécurité des informations et à respecter la réglementation applicable en matière de protection des données, en mettant en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées (sensibilisation et formation du personnel, chiffrement des données et des échanges, etc…). Ces mesures sont destinées à protéger les données personnelles contre toute destruction fortuite ou illicite, perte fortuite, altération, divulgation ou un accès non autorisé.
CSE TotalEnergies La Mède veille à ce que ses prestataires autorisés à traiter les données personnelles, soient soumis à une obligation de confidentialité et dispensent aux personnes autorisées à traiter les données personnelles la formation nécessaire en matière de protection des données personnelles.
Vous pouvez, conformément à la réglementation applicable exercer vos droits d’accès, de rectification, de suppression, d’opposition, à la portabilité et à la limitation du traitement, quant aux données personnelles vous concernant, auprès de CSE TotalEnergies La Mède en envoyant votre demande :
par courriel à l’adresse : rc.rfp-ce@totalenergies.com
par courrier postal à : CSE TotalEnergies La Mède, Plateforme de La Mède, 13220 La Mède
Il est important que les informations que vous nous transmettez soient exactes et à jour et que vous nous informiez sans délai de tout changement significatif vous concernant.
Pour en savoir plus sur notre politique de protection des données personnelles, vous pouvez contacter le responsable des traitements à l’adresse suivante :
par courriel à l’adresse : rc.rfp-ce@totalenergies.com
par courrier postal à : CSE TotalEnergies La Mède, Plateforme de La Mède, 13220 La Mède
CSE TotalEnergies La Mède est susceptible de modifier cette politique afin de refléter les changements dans ses pratiques, préciser d’avantage ses pratiques ou pour assurer le respect de la réglementation. Dans ce cas, vous en serez informé par l’envoi d’un courriel ou d’une notification sur votre compte.